Протокол совещания с аудиозаписью образец

Протокол совещания


25377 – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

ФАЙЛЫ Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой.

Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона.

В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений. Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты.

Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора.

Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия. Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей. Совещание

Протокол проведения мероприятия образец

» Налоговое право По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу.

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. Скачать образец бланков можно в конце статьи. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться.

Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  • Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
  • Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  • Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк.

В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента). Обычно в документе отражаются такие сведения:

  • Состав присутствующих:
  • Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  1. остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  2. председатель комиссии;
  3. ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • Повестка дня – т.е.

    список вопросов, которые предполагается обсудить.

Эдис

Содержание Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О.

явившихся лиц. После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.

Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи.

Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря.

Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется. Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений.

Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям. Обратите внимание! Доклады и вопросы не нужно записывать слово в слово.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи.

В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения. В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы.

Протокол совещания с аудиозаписью образец

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager.

Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов. Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках.
Вот так он выглядит целиком. Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.
2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя.

Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»: Рис.2.

  1. Инфо В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна. По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания.

Внимание Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации. Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него.

Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей. Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия.

Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Это лучше делать до совещания.

  1. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  2. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Важно Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки. Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию.

Как составить протокол совещаний по ГОСТу

·· На педсоветах и оперативных совещаниях, которые будете проводить во втором учебном полугодии, фиксируйте результаты в протоколах по новому ГОСТу. В статье – образцы протоколов с рекомендациями по оформлению.

Протокол обеспечивает юридическую силу решений, которые приняли на педсовете или совещании.

Поэтому важно оформлять этот документ.

В статье – какую форму протокола использовать на разных собраниях, как оформлять реквизиты документа, как его регистрировать, а также образцы протоколов и журнала их регистрации.

Есть два вида протоколов: краткий и полный. В кратком протоколе по каждому вопросу перечисляйте выступающих и принятые решения.

В полном – документируйте весь ход обсуждения. Какой протокол составить, решает тот, кто председательствует на совете или совещании.

Поручите секретарю вести краткий протокол, если заседание носит оперативный характер.

Используйте полный протокол, если нужно подробно документировать заседание.

Например, когда обсуждаете конфликтную ситуацию. Протокол состоит из двух частей – вводной и основной.

Во вводной части надо указать председателя, секретаря.

Там же нужно перечислить работников, которые присутствуют, приглашенных людей и указать повестку дня. Чтобы указать председателя, напишите фамилию и инициалы работника, который ведет заседание. Секретарь – работник, который составляет протокол.

Напишите его фамилию и инициалы.

Чтобы отметить присутствующих, надо написать фамилии и инициалы работников, которые участвуют в заседании. Если их больше 15 человек, то отметьте общее количество участников и составьте отдельный список.

Оформите его как приложение к протоколу. Например: «Присутствовали: 42 человека (список прилагается)». Если есть приглашенные лица, то напишите должности, фамилии и инициалы людей, которые не работают в образовательной организации, но участвуют в обсуждении повестки дня.

Как организовать совещание и вести протокол

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней.

Приглашенными также могут быть работники, которые не входят в состав, например, коллегиального органа, который проводит заседание.

В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами.

Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

• Ограничивайте количество участников совещаний.

Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия.

Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее.

Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты.

А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует: а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

Проект протокола совещания образец. Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

» ↴ Документационное обеспечение управленияКонтрольнаяВариант 4 1.

Протокол, виды протоколов, особенности оформления 42. Обработка отправляемой корреспонденции 93. Оформить акт списания имущества 114.

Составить докладную записку 12Библиографический список 14 Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии) и постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов).Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы).

Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений.Основные виды протокола:

    Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно — содержание докладов и выступлений участников заседания.Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Образцы протоколов совещания

Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования.

В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления. Скачайте образец протокола: Берите в работу Образец от эксперта Многие сотрудники секретариата знают, что оформление и составление протокола — долгое и утомительное занятие. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами.

Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации.

По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол. Совещание может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и срочным.

В любом случае ход совещания нужно фиксировать в протоколе. Удобство проведения плановых совещаний заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов.

Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения.

Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица.

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии. При этом в данном случае необязательно иметь какие-либо текущие вопросы, которые требуют решения.

Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия.

Образец протокола общего собрания работников

5,00 Отзывов:9 Просмотров:83818 Голосов:4 Обновлено:28.11.2016 Тип файла .doc (Microsoft Word 97) Составление протокола общего собрания производиться на основании , а именно .

Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии. Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия.

Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов – . Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями – ст. , ТК РФ. За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников.

Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием – . Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров – . Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129, согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:

  1. Перспективы обучения и продвижения по службе,
  2. Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
  3. Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.
  4. Общие условия труда,
  5. Социальное обеспечение сотрудников,
  6. Правила техники безопасности,

Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны.

Более того ст. , УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны.

Протокол общего собрания работников по сути является

Образец протокола производственного совещания по устранению замечаний

» Разное По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу.

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  • Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  • Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  • Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет.

Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  • Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  • Состав присутствующих:
  1. ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  2. остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  3. председатель комиссии;
  • Повестка дня – т.е.

    список вопросов, которые предполагается обсудить.

Протокол служебного совещания образец

» Гражданское право В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам.

директора ВНИИДАД Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений.

Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения. Наш словарик Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов* .

Проблемы и решения Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные. Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания. Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе. Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Протокол совещания

› › По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу.

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи. Содержание По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться.

Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  • Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
  • Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  • Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы.

Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента). Обычно в документе отражаются такие сведения:

  • Состав присутствующих:
  • Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  1. председатель комиссии;
  2. ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  3. остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  • Повестка дня – т.е.