Описание бизнес процессов

Описание бизнес процессов

Описание бизнес-процессов: стремление к простоте


Владимир Репин Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент» Член ABPMP Russia Доцент Консультант по управлению Бизнес-тренер Кандидат технических наук В статье рассмотрены вопросы выбора нотации для описания процессов с целью последующей регламентации. Сравниваются между собой часто используемые нотации Work Flow, такие как: «Простая блок-схема» в MS Visio, «Процедура» Business Studio, нотация ARIS eEPC и другие.

При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, — это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации. Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации.

По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т. п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование.

Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию?

Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько примеров описания бизнес-процесса при помощи популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы. Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

  • ARIS eEPC.
  • «Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
  • «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
  • «Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс.

BPM для чайников: открываем инструментарий описания бизнес-процессов

14.02.2017, Вт, 16:00, Мск , Текст: Андрей Коптелов

Существует множество инструментов описания бизнес-процессов компании, нужно только выбрать подходящий. Чем они отличаются друг от друга и как не ошибиться с выбором, рассказывается в этой статье. Внедрение процессного управления в компаниях, как правило, сопровождается определением ключевых бизнес-процессов и их последующим описанием, анализом и оптимизацией.

В бизнес-процессах участвует множество исполнителей от разных подразделений, создается множество документов, а главное присутствует сложная логика взаимодействия исполнителей между собой, что требует отображения процесса формате, удобном для восприятия и анализа. Описание существующего состояния бизнес-процесса в статусе «как есть» позволяет не только зафиксировать состояние дел, но и провести первичный анализ бизнес-процесса. Тогда как описание бизнес-процесса в статусе «как должно быть» позволяет формализовать и, главное, регламентировать новое состояние бизнес-процесса для его последующего внедрения в практику компании.

Текстовый формат описания бизнес-процесса Существует множество примеров регламентов бизнес-процессов, которые достигают сотни листов, однако, чем больше по объему такой документ, тем меньше шансов, что его прочтут, и тем более станут исполнять. Именно поэтому необходимо описывать бизнес-процессы предельно короткими документами в формате структурированного текста, фокусируясь на том, кто, что делает и в какой срок.

На начальных этапах управления бизнес-процессами текстовое описание позволяет провести первичный анализ бизнес-процессов в компании, а также закрепить их целевое состояние в виде утвержденного регламента Секретом описания бизнес-процессов в виде структурированного текста является следование четкой структуре: сначала фиксируется, кто и когда

Описание бизнес-процессов: ключевые моменты

14.11.2016 Описание разнообразных бизнес-процессов — задача сложная и ответственная. Ее можно успешно решить, следуя главным принципам описания бизнес-процессов и используя специализированное программное обеспечение. Под бизнес-процессами подразумевается последовательность различных взаимосвязанных друг с другом мероприятий (действий, процедур, операций), для выполнения которых необходимо задействовать различные ресурсы внешней среды.

В результате для потребителя (или внешнего по отношению к организации, или внутреннего) создается некая ценность.

Описание бизнес процессов — это та задача, решение которой наиболее актуально для крупных российских компаний.

Им занимаются созданные специально для этой цели подразделения, однако нередко случается так, что их работа не приносит практически никакого результата. На то есть несколько важных причин.

Одна из них состоит в том, что еще в самом начале работ не уделяется должного внимания решению некоторых важных вопросов. Это приводит к тому, что созданные модели оказываются просто бесполезными. Нередко случается так, что в компании отсутствует единая методология, в соответствии с которой описываются бизнес-процессы.

В итоге получается, что в крупной компании появляется множество моделей, которые составлены совершенно по-разному, поскольку создававшие их сотрудники пользовались различными методиками. Еще одной распространенной проблемой является чрезмерная подробность описания бизнес-процессов. Она вредит их дальнейшей оптимизации, к тому же излишняя детализация требует больших затрат времени и труда на создание модели.
Достаточно часто недостаточно внимания уделяется связным областям.

Бизнес-процессы при этом описываются людьми, которые недостаточно хорошо разбираются в документации и особенностях используемых информационных систем. Вследствие этого анализ маршрутов работ оказывается или же очень затруднен, или же вообще невозможен.

Соответственно, получаются модели, польза которых весьма и весьма сомнительна.

Управление процессами: Как описать бизнес-процесс силами сотрудников и развивать c помощью схемы в BPMN и регламента

22207

эксперт по системному бизнесу эксперт по системному бизнесу «Три пути ведут к знанию: путь размышления — это путь самый благородный, путь подражания — это путь самый легкий и путь опыта — это путь самый горький» Конфуций кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Попытки “управлять только по регламентам” зачастую терпят неудачу, а инструкции, вместо того чтобы помогать, опутывают компанию, словно спрут Оглавление статьи Я уже неоднократно рассказывал о пользе регламентов, которые решают такие важные задачи для собственников бизнеса и руководителей, как:

  1. минимизация ошибок со стороны сотрудников;
  2. ликвидация персоналозависимости;
  3. возможность каждому сотруднику выполнять работу наиболее эффективным способом.
  4. стандартизация качества работы;

И редко встречал руководителя, который не считал бы регламенты полезными.

Казалось бы, регламент это панацея от всех бед! Но. Попытки “управлять только по регламентам” зачастую терпят неудачу. Почему? Сейчас попробую объяснить.

Регламент — это описание какой-либо части рабочего процесса (последовательности действий), протекающего в компании: либо процесса целиком, либо нескольких процессов, либо части процесса. Процесс (синоним “бизнес-процесс”) — это последовательность действий для решения какой-либо типовой задачи (нетиповые задачи относятся к проектам). Процессами эффективно управлять напрямую, а для их формализации — чертить схемы Процессы делятся на простые и составные.

Составные — содержат в себе несколько простых процессов.

Ещё бывают сквозные процессы. Так называют процессы, разные этапы которых проходят через несколько отделов компании. В этом обычно и заключается их сложность.

Если управлять сотрудниками в рамках регламента возможно, то управлять процессами через регламенты — всё-равно что пытаться управлять рукой через ногу.

Бизнес-процессы — основа эффективного управления предприятием

Бизнес-процесс (процесс) — это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе.

Благодаря такому определению, становится понятно, что бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того, формализованы они или нет. В организации может быть принят функциональный подход к управлению, который рассматривает компанию как набор подразделений, каждое из которых исполняет определенные функции.

В этом случае отдельные подразделения ориентированы на выполнение своих собственных показателей, но не всегда — на конечный результат компании, что может вызвать конфликт интересов между подразделениями и отрицательно сказываться на общей результативности бизнеса.Приведем типичный конфликт («грозовую тучу», в терминах Теории ограничений) между отделами продаж и закупа торговой компании. Отдел продаж для увеличения оборота требует обеспечить максимально возможный ассортимент и поддерживать постоянное наличие товара на складе, а отдел поставок закупает узкий ассортимент товара большими партиями, потому что его главный показатель работы — получение более низкой цены от поставщика для снижения затрат — никак не связан с увеличением объема продаж компании.

Процессный подход рассматривает бизнес как набор процессов — основных бизнес-процессов, управляющих процессов (ставящих цели) и поддерживающих. Основные бизнес-процессы — это процессы, которые непосредственно зарабатывают деньги. Поддерживающие — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.

Каждый бизнес-процесс имеет: свою определенную цель, подчиненную общей цели компании; владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса; ресурсы; систему контроля качества и исправления ошибок; систему показателей процесса.

Описание бизнес процессов. Использовать осторожно

18 декабря 2017 в 19:13

  1. ,
  2. ,
  3. ,
  4. ,

Сегодня общим местом стал тот факт что бизнес-процессный подход к организации работы считается современным, инновационным решением, которое в случае внедрения помогает повысить качество работы и увеличить прибыль предприятия.

О бизнес-процессах и системах работы с ними (BPMN, BPMS) я также уже писал и не один раз.

Например, в статье я описываю основные понятия, особенности и преимущества этого подхода.

А сейчас я решил поговорить о недостатках внедрения процессного подхода, о том, какой негативный эффект ждет компанию и ее сотрудников в случае реализации этого подхода. Казалось бы, для работы был нанят специалист — бизнес-консультант, или бизнес аналитик, он знает свое дело.

Можно расслабиться, специалисты все сделают «как надо». Но на самом деле все не так просто как может показаться на первый взгляд.

А в случае ошибочных решений проблемы ждут именно клиента и его сотрудников. Перед прочтением данной статьи настоятельно рекомендую ознакомиться с моими предыдущими публикациями по данной теме: Но для начала я хотел бы внести некоторую ясность и ответить на , который был задан предыдущей статье.

Важно понимать, что нотация бизнес-процессов – это всегда графика.

Только после создания графической нотации можно говорить о том, что появилось описание бизнес-процессов компании, после чего можно начинать внедрять оптимизированную модель работы.

Конечно, можно попытаться описать работу компании текстом, даже алгоритмизация, т.е. по сути, описание процессов также может быть реализована в текстовом виде. Например, некоторые специалисты предпочитают именно такой подход к работе. И это их право. Но называть нотацией текстовый перечень действий сотрудников для решения разных типов задач – недопустимо.
Описание (нотации) бизнес-процессов подчиняются определенным правилам, имеют, как любой язык, собственный «синтаксис» и «словарный запас». Но если, например, в языках программирования «правила» и «слова» являются набором текстовых команд, то в BPM нотациях – это, в первую очередь, графика.

Организация эффективного управления

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы.

Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания.

Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать – эта статья для вас. Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо . компании – платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного)))) Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать – обозначить события начала и окончания.

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) в том порядке, в котором они выполняются. Не усложняйте схему на данном этапе.

Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно. А вот теперь пора немного усложнить.

Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями. В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников.

Вместо этого используется понятие “роль”. Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников.

Из набора ролей складывается должность. По необходимости добавляйте недостающие операции. Документ – это не обязательно официальная бумага с семью подписями.

С точки зрения управления бизнес процессами документ – это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС – все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой.

Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются. Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить.

Введение в бизнес-процессы.

Часть 2

В мы рассмотрели основные понятия бизнес-процессов.

В данной части мы рассмотрим моделирование бизнес-процессов и приведем пример моделирования.

Моделирование – процесс исследования деятельности организации с целью построения формализованного (графического, табличного, текстового) описания бизнес-процессов организации.

Для моделирования рекомендуется использовать следующие методы сбора информации:

  1. интервьюирование;
  2. работа с законодательством, документами организации;
  3. методы мозгового штурма и т.д.

Процесс моделирования бизнес-процессов уникален в рамках организации.

Перед началом работы рекомендуется уточнить наличие и содержание данного процесса в организации. Итак, для моделирования бизнес-процесса необходимо:

  • Определить исполнителей бизнес-процесса: на данном шаге необходимо произвести разделение зон ответственности, выделить какие сотрудники каких подразделений несут ответственность за выполнение действий процесса, привязать исполнителей к действиям.
  • Определить набор и порядок действий, составляющих бизнес-процесс.
  • Определить ресурсы: документы, информацию, и др. потребляемые действиями бизнес-процессов. Привязать ресурсы к действиям.
  • Определить события бизнес-процесса. Определить типы событий: начальное, конечное, промежуточное. Привязать промежуточные события к действиям.
  • Определить результат и владельца бизнес-процесса.

Схема, иллюстрирующая алгоритм моделирования показана на рисунке ниже: По завершению алгоритма рекомендуется произвести анализ «что – если».

Ниже мы рассмотрим пример алгоритма моделирования бизнес-процессов.

Пример: что будет, если на вход действия попадет документ, содержащий ошибки; что будет, если согласующий руководитель отклонит документ.

Есть два способа учитывать результаты анализа:

  1. предусмотреть отдельно действия «альтернативного» процесса.
  2. дополнить существующую модель ответвлениями;

Если мы однозначно

Бизнес-процессы, основные стандарты их описания

Давайте рассмотрим основные подходы к горизонтальному описанию бизнес-процессов.

В настоящее время существуют три основных способа описания: 1. Текстовый: «Отдел продаж составляет договор и согласует его с юридическим отделом». 2. Табличный. № Операция Ответственный Что (Вход) От кого (Поставщик) Что (Выход) Кому (Клиент) 1 Составляет договор Отдел продаж — — Договор Юридический отдел 2 Согласует договор Юридический отдел Договор Отдел продаж 3.

Графический. Первый способ есть не что иное, как текстовое последовательное описание бизнес-процесса.

Пример текстового описания фрагмента бизнес-процесса приведен выше. Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть которых является процессными регламентами и представляет не что иное, как текстовое описание бизнес-процессов. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не оптимален.

Дело в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно.

Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно. Например, когда человек читает регламент и доходит до его конца, он практически всегда забывает про то, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса заключается в том, что человеческое сознание устроено так, что оно может работать эффективно только с образами.

При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.

Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей. В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов.

Ими было предложено разбить

Виды бизнес процессов предприятия: пример описания

» » Что собой представляют бизнес-процессы?

Примеры позволят нам лучше разобраться в данном предмете, поэтому мы будем активно их использовать. Для начала давайте разберёмся с тем, чем же являются бизнес-процессы.

Так называют совокупную последовательность определённых действий, направленных на то, чтобы преобразовать ресурсы, полученные на входе в завершенный продукт, обладающий ценностью для потребителей на выходе. Благодаря такому определению можно понять, что бизнес-процессы есть внутри каждой организации. Формализованы они или нет, это роли не играет.

Запомните: можно везде встретить бизнес-процессы.

Примеры их будут наведены далее в статье.

Давайте рассмотрим бытовой пример. Есть домохозяйка, которая хочет помыть посуду (бизнес-процесс).

Она поручает эту задачу посудомоечной машине. На входе мы имеем грязную посуду. Во время процесса будут использоваться вода, моющее средство и электричество. И на выходе мы получим чистую посуду. По подобной схеме и строятся бизнес-процессы. Примеры, которые будут приведены в дальнейшем, только подтвердят эти слова.

Поскольку нас интересуют бизнес-процессы компании (примеры конкретные), то давайте не будем откладывать их рассмотрение, а сразу приступим к делу.

Допустим, у нас есть компания, где действует функциональный подход к вопросам управления. Согласно ему, предприятие – это набор подразделений.

Причем каждое работает на выполнение своей определённой функции. Но в таких случаях, когда отдельные подразделения ориентированы на достижение их показателей, часто страдает общая эффективность компании. Давайте рассмотрим один типичный процесс с конфликтом.

Отдел продаж требует увеличения максимально возможного ассортимента для роста оборота. При этом они также хотят, чтобы запас товара был всегда на складе.

Тогда как отдел поставок планирует закупать узкий ассортимент и большими партиями. Ведь в таких случаях они будут работать эффективно, и будет расти их главный показатель (точнее – падать цена от поставщика).

Тотальное описание бизнес-процессов: за и против

Владимир Репин Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент» Член ABPMP Russia Доцент Консультант по управлению Бизнес-тренер Кандидат технических наук Нужно ли делать тотальное описание бизнес-процессов компании для анализа загрузки исполнителей и сокращения их численности?

В статье обсуждаются плюсы и минусы этого подхода, приводится методика анализа, а также экономическое обоснование проекта. Тотальное описание бизнес-процессов компании включает четыре основных шага:

  1. описание ВСЕХ процессов компании «как должно быть»;
  2. их анализ;
  3. внедрение изменений, в т. ч. трансформация организационной структуры и сокращение численности штата.
  4. описание ВСЕХ процессов компании «как есть»;

Если в компании трудится две тыс.

чел., а количество процессов, которое необходимо описать, — около тысячи, то это означает, что нужно разработать тысячу схем формата А4 (8–15 шагов на каждую).

Согласитесь, масштабная задача. Можно ли обойтись без этого? Да, можно.

Многие так и делают — просто дают руководителям отделов плановый процент сокращения штата. Но я этот случай не рассматриваю.

Если компании нужно четкое обоснование оптимизации, то без анализа реально выполняемых процессов не обойтись. Однако личный опыт участия в подобных проектах говорит об их недостаточной результативности. Проблема в том, что этап описания процессов «как есть» длится очень долго — от шести месяцев и более.

На выходе команда получает толстые тома схем, с которыми сложно работать.

Потом начинается анализ рабочих операций и обоснование изменений, и еще много месяцев рисуют модели «как должно быть». За это время процессы успевают поменяться.

Более правильным представляется подход, когда сначала создается процессная архитектура бизнеса, а затем выполняются описание, анализ и оптимизация операций, причем последовательно — от наиболее важных к менее существенным.

По каждому процессу должен быть достигнут практический эффект от оптимизации. Но как быть, если

Описание бизнес-процессов.

Немного о практическом опыте

Станислав Тульчинский Генеральный директор и партнер ООО «b2b.Технологии развития» В текущей практике работы, особенно после выхода экономики из острой фазы кризиса, нашей компании приходится достаточно часто сталкиваться с просьбами потенциальных клиентов помочь в описании бизнес-процессов. Сама идея проведения таких работ, как и любая другая попытка изменений, может принести как большую пользу тем, кто затевает эти изменения, так и получить неприятные побочные эффекты.

Наша компания имеет большой опыт в развитии и совершенствовании предприятий, и поэтому мы взялись классифицировать и описать некоторые особенности организации работы и используемых подходов. Возможно, что наш труд поможет тем, кто решится на улучшение деятельности своей компании, избежать наиболее распространенных ошибок, начиная работы по описанию бизнес-процессов, не говоря уж о последующей оптимизации и практическом внедрении измененных процессов.

Как уже было сказано, неверная организация работ по описанию, оптимизации и внедрению измененных бизнес-процессов, в итоге может принести компании, затеявшей такие работы, либо положительный результат в ее движении к светлому будущему, либо финансовые, нравственные потери и глубокое разочарование всем, кто принимал в этом участие. Зачем же все-таки такие проекты начинаются? Существует несколько наиболее распространенных причин, по которым руководство (собственники) организации приходят к идее о том, что им нужно описать свои бизнес-процессы.

Я для себя делю их на три группы. Первую из них менеджеры компании описывают в начальных беседах примерно так:

«Наш бизнес за последнее время сильно разросся (увеличился), но что-то в нем стало происходить не так, как было обычно»

.

В качестве беспокоящих проблем обычно называют примерно одни и те же: Возросло количество конфликтов, которые можно разрешить только с привлечением собственников (верховных менеджеров); Непропорционально росту бизнеса возросли затраты, но совершенно не понятна

Организация эффективного управления

Создание бизнес процессов начинается с их описания. Описание бизнес процессов можно делать разными способами.

Каждый имеет как плюсы, так и минусы.

Можно выделить 3 типа описания – текстовый, табличный и графический. Естественно, в чистом виде они встречаются редко.

В большинстве случаев мы комбинируем эти методы в том или ином виде. Но если вы делаете упор и берете за основу один из 3 элементов – описание текстом, таблицы или схему бизнес процесса, то тем самым вы выбираете один из типов описания. Управление бизнес процессами без их описания крайне затруднительно.

Наверное, самый простой в реализации и распространенный вариант. Все происходящее в бизнес процессе описывается словами, т.е.

в итоге у нас получается текст.

Построение бизнес процессов требует описания довольно-таки большого количества элементов и вариантов развития бизнес процесса, текст может получиться весьма громоздким. Мне очень запомнился процесс, текстовое описание которого занимало 32 страницы, а схема – лишь 3.

  1. Не требует специальных навыков – темные времена прошли, теперь писать умеет каждый:)
  2. Очень просто сделать – просто садись и пиши.
  1. Сложно структурировать и анализировать – процесс может иметь множество путей развития. Это значит, что в зависимости от результатов, событий и условий мы выполняем разные действия в процессе.
  2. Текст сложно обрабатывать – работа с массивами текста весьма сложна, ведь нам нужно найти суть, скрытую за словами.
  3. Сложно для восприятия – если текст готовит человек без писательских навыков, его прочтение превратится в пытку.

    У каждого свой язык, и порой он может быть очень сложен. Вы же встречали «плохие» книги? Описание процесса может быть еще хуже:)

  4. Затрудняет целостное восприятие процесса: читая вторую страницу, можно уже забыть, что было на первой.

    Очень тяжело читать текст, описывающий сложный, разветвленный процесс.