Образец описи документов скачать бесплатно

Образец описи документов скачать бесплатно

Как правильно составить опись передаваемых документов


Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой. Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  1. к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.
  2. к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  1. кадровые бумаги;
  2. бухгалтерская отчетность;
  3. уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно. Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании.

Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  1. примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного
  2. номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  3. дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  4. заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  5. порядковый номер бумаги;
  6. индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;

Образец внутренней описи документов дела

Она состоит из таблицы с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу), строк с указанием количества документов и строк, где приводится общее количество листов в папке. В табличной части следует записывать:

  1. примечания (например, даты и причины изъятия и возврата).
  2. дата (не выдачи документа, а его предоставления для включения в дело);
  3. название (например, «Копия паспорта» или «Трудовой договор»);
  4. порядковый номер (для конкретного дела);
  5. регистрационный индекс (для внутрифирменного документооборота в целом);
  6. номер листов дела (в целом по папке);

Подписать форму должен ее составитель (например, кадровик).

Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации. 14 Февраля 2020 в 16:21 Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.

28 Июня 2017 в 16:44 Часто к архивным документам относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя их в самых дальних пыльных углах. Между тем, востребованы эти документы могут быть в течение весьма долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг может аукнуться во время переговоров, проверок, судебных разбирательств.

Описи

Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске.

Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много. Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна.

Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  1. Исходящий номер.
  2. Наименование компании, ее адрес.
  3. Общее число документов.
  4. Заголовок.
  5. Список документом, указание номера каждого из них.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы. Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел.

Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела.

Включает в себя эти сведения:

  1. Число листов.
  2. Название.
  3. Номер личного дела.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись.

В ней указываются сведения об общем числе дел. Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

  1. Число отправленных ценностей.
  2. ФИО получателя или наименование фирмы.
  3. Стоимость.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель.

Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю. Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив.
Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом.

Образец описи документов

При передаче документов внутри организации, либо в сторонние организации необходимо оформить опись. Как правильно составить опись документов, в каких случаях ее использовать — расскажем в статье. Опись документов – список, подтверждающий передачу дел в определенном количестве и составе.

Образец описи можно составить единожды и использовать многократно при перемещении документов. Желательно составлять опись документов во всех случаях передачи дел: между отделов, в налоговые органы, судебные органы, архивы, сторонние организации. Документ подтверждает фактическое перемещение бумаг, дел, документов, их количество, дату передачи.

Используя описи можно без труда отследить путь определенной бумаги среди документооборота компании. Регламентированной формы описи документов нет.

Каждая компания может разработать собственную и использовать ее в работе.

Здесь можете скачать бланк описи, разработанный журналом «Упрощенка». Применяя его в работе, можно существенно упростить документооборот. Обязательные реквизиты описи документов:

  1. Название компании, передающей документы, данные представителя, ответственного или должностного лица компании;
  2. Дата составления;
  3. Дата фактической передачи дел;
  4. Непосредственно перечень передаваемых документов:
  • Порядковый номер;
  • Полное наименование документа;
  • Количество экземпляров;
  • Количество листов в документе;
  • Общее количество передаваемых дел, с указанием листов.
  1. Данные лица, получившего данные документы, его подпись, а так же данные документа, на основании которого сотрудник имеет право получать эти дела (доверенность, приказ).
  • Статья в журнале «Упрощенка»:

Наиболее простой образец описи.

Самое ответственное занятие – заполнение табличной части с указанием документов, передаваемых в другую организацию. скачать Некоторые компании передают дела на хранение в архивы. Передача документов в этот государственный орган – дело кропотливое, требующее предварительной подготовки. Сначала необходимо сложить листы определенным образом, обязательно пронумеровать, оформить внутреннюю опись для каждого дела с указанием страниц.
Для передачи дел в архив обычный образец описи не подойдет.

Необходимо использовать регламентированный. Советуем перед передачей дел связаться с территориальным архивом для заключения соглашения, а также уточнения формы, используемой в этом органе. Ниже представлена рекомендованная опись документов для передачи в архив: В столбце «Крайние даты» указываются даты самого первого документа и последнего документа.

В Столбце «Количество листов» пишется количество документов в каждом передаваемом деле. Удобно применять в работе Узнайте про всё самое важное Все изменения за пять минут Сегодня самая на подписку на журнал «Упрощенка».

Подпишитесь по акции «чёрная пятница». Подарок за подписку — книга «Упрощенка. Годовой отчет 2020».

Опись документов: бланк

Дополнительно может включаться графа с примечаниями для подробностей касательно хранения предоставленных бумаг.

В большинстве случаев опись документов разрабатывается непосредственно на предприятии. Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде. Опись играет важную роль в организации документооборота.

Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери.

В дальнейшем потребуется их восстанавливать. Нередко опись документов приходится составлять:

  1. кадровым работникам;
  2. сотрудникам государственных органов.
  3. бухгалтерам;

При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом. Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери.

Подытожим: описи документов образец содержит в себе таблицу с реквизитами. Указывают наименования отправленных бланков, их дату, количество листов и прочую важную информацию.

Составление такого списка упрощает контроль за движением бумаг.

При необходимости он может служить подтверждением того, что тот или иной бланк действительно был направлен в организацию. По расположенной ниже ссылке можно скачать файлы с типовыми образцами.

+1˚C Ветер: 5 м/с Сегодня +4˚C Ветер: 8.1 м/с Завтра

  1. Статьи
  2. Новости
  3. Акции

23 Октября 2020 23:49 15 В электричках Санкт-Петербург — Москва установили терминалы безналичной.

Возможность безналичной оплаты проезда в электричках на направлении Санкт-Петербург — Москва, обеспечил Сбербанка. 05 Октября 2020 01:15 52 В согласованном выводе активов заподозрил пять страховых компаний ЦБ В пяти страховых компаниях были выявлены признаки действий, направленных на выводы активов, временными администрациями от Центрального банка.
Ещё 01 Ноября 2020 10:06 2 До 30% в DNS,Месяц подписки на Origin Access Basic,-30% на все в Tom Tailor До 30% на аудиотехнику в DNS.,1 месяц

Опись документов: образец скачать в word

В данной ситуации опись документов это один из основных моментов при передаче дел.

  • Передача бумаг и копий контрагентам по их запросам.
  • Типовой бланк описи документов, как правило, используется в следующих случаях.

    • При приеме государственными архивами на хранение от фирм и предпринимателей деловых и кадровых бумаг.
    • При сдаче бухгалтерской отчетности.
    • При оформлении социальных пособий сотрудникам в фонде соцстраха.
    • При подаче заявлений в ПФР.

    В указанных случаях используется бланк описи документов, законодательно утвержденный для каждого контролирующего ведомства.

    А в остальных ситуациях чаще всего опись передаваемых документов бухгалтер разрабатывает сам или пользуется формой, которую утвердил работодатель. Это касается, в том числе:

    1. направления бумаг по запросам налоговой, фондов или контрагентов.
    2. передачи дел при смене главбуха,

    Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно. Самая стандартизированная опись передаваемых документов применяется при направлении по почте в налоговую инспекцию декларации по форме 3-НДФЛ.

    Ее основная задача – подтвердить:

    • Дату сдачи отчета. Это важно, так как при просрочке с декларацией по НДФЛ возможны финансовые санкции.
    • Их состав.
    • Количество переданных бумаг.

    Список почтовых вложений при сдаче декларации 3-НДФЛ составляют в двух экземплярах:

    1. первый – передают в инспекцию вместе в декларацией и подтверждающими бумагами;
    2. второй – оставляют себе, проставив на нем в канцелярии налоговой штамп о приеме.

    Опись передаваемых документов при сдаче декларации 3-НДФЛ должна содержать следующие обязательные реквизиты.

    • Категория почтового отправления.
    • Идентификатор почтового отправления.
    • Список вложений с указанием:
    1. количества
    2. наименования бланка;
    3. порядкового номера;

    Как правильно составить опись предоставляемых документов

    При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е.

    общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой. Вариант составления в специализированной программе показан на видео: В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

    В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

    • Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
    • Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

    Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

    • Опись по аттестационному делу.
    • Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
    • Личных дел сотрудников и многие другие.

    Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

    Указываются следующие пункты:

    • Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
    • Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс.

    Как составить опись передаваемых документов

    п.

    Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам.
    Стандартная опись документов (образец), скачать которую можно для использования, приведена ниже.

    При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются.

    Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

    Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше, должна быть подготовлена, даже если архивируется всего одно дело. Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения».

    В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.

    В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных.

    Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

    Если дела сдают в архив в электронном виде, нужно также их описать. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

    Утверждены формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов.

    Они есть в . Перед тем как составить опись документов, образец можно скачать и свериться с ним либо заполнить его же и использовать в работе. Это возможно в случае, если в компании не используются фирменные бланки.

    Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

    ЮРИСТУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подпишитесь на ежедневную рассылку Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите!

    Бланк описи документов

    Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.

    Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив.

    В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов.

    Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью. Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.

    Отправку большого объёма документов стоит сопроводить описью: так ни одна бумага не потеряется Как составлять опись?

    Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов. Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

    1. подписи ответственных лиц.
    2. стороны — отправитель и получатель;
    3. дата составления;
    4. наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
    5. список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);

    После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение.

    Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.

    Какие реквизиты документов стоит указывать:

    • Полное наименование.
    • Дата и регистрационный номер.
    • Форма (оригинал или копия).
    • Количество листов.

    Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи.

    Как правильно составить опись документов — образец?

    Справочная информация Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

    сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 11 февраля 2020 Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций.

    Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом.

    Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

    В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

    Определить необходимые сроки вам поможет статья . Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив.

    При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись. На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву.

    Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

    Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

    • название организации (если архив — сторонняя организация);
    • номер описи;
    • дату описи;
    • наименование сдаваемых на хранение документов;
    • период, к которому относятся документы;
    • срок хранения документов;
    • количество листов;
    • расположение документов (номер папки, дела или короба);
    • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

    Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте. Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России».

    Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись. Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно.

    Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

    Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

    Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью.

    Читайте об этом в статье . Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

    Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной.

    Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.