Как заполнять новую если потеряна трудовая книжка

Как заполнять новую если потеряна трудовая книжка

Что делать, если утеряна трудовая книжка — порядок восстановления документа


Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку.Для восстановления трудовой книжки работник должен представить документы, подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать ему помощь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.Если подтверждающие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Кто занимается восстановлением документа? Восстановление трудовой книжки возможно через Пенсионный фонд и другие инстанции, если есть такая необходимость.Для оформления дубликата у нового работодателя можно обратиться в следующие структуры:

  1. Ко всем предыдущим работодателям и получить письменные подтверждения стажа.
  2. В Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя.
  3. В Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если фирмы были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных фирмах.
  4. В суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.

Восстановление трудовой книжки при утере работником или работодателем происходит примерно по одной и той же схеме.Независимо по чьей вине была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему работодателю.

Если вы хотите именно восстановить документ, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы.Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат.

Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2020 году

Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере?

Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку. Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника.

В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Также см. «». Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.
Образец может быть выполнен в произвольной форме. Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников.

А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы.

Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей.

Если работник потерял трудовую книжку

При этом оформление новой трудовой книжки не зависит от причины ее отсутствия. Главное, чтобы работник написал заявление с просьбой завести новую с указанием причины отсутствия прежней (утрата, хищение, повреждение и т.п.).

Вносить сведения о предыдущих местах работы новый работодатель не имеет права, так как по действующим правилам их можно внести только в дубликат, а не в новую трудовую книжку. Если же сотрудник хочет восстановить записи о прошлой работе, то нужно разъяснить ему, что в соответствии с п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы.

Именно этот работодатель и выдает бывшему работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. В Правилах ничего не говорится о том, в какой срок после увольнения работник может обратиться за дубликатом, также ничего не сказано и о количестве таких обращений. Кроме этого, работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата как по последнему, так и предпоследнему месту работы даже через несколько лет после увольнения.

Согласно п. 7.2 Инструкции работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы.

Однако форма подобной помощи не установлена. Это может быть как полностью самостоятельный сбор информации по трудовому стажу работника, так и содействие в написании писем-запросов.

Записи о трудовом стаже в дубликате работника могут быть созданы на основании двух групп документов: — документов, подтверждающих его трудовой стаж до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица; — документов, подтверждающих его страховой стаж после регистрации в качестве застрахованного лица в ПФР. До регистрации гражданина в ПФР в качестве застрахованного лица стаж подтверждается документами, перечень которых содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления

Как грамотно оформить выдачу новой трудовой книжки и дубликата прежней книжки

При этом нужно учитывать, что речь в данном случае идет не о выдаче дубликата (п.

31 Правил ведения и хранения трудовых книжек*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а о выдаче новой трудовой книжки взамен утраченной (последний абзац ст.

65 ТК РФ). А значит, никаких сведений о суммарном стаже и т.п.

в книжку вносить не нужно – она заполняется в том же порядке, что и сотруднику, поступающему на работу впервые. Факт выполнения заявления работника будет подтверждаться его собственноручной подписью на титульном листе трудовой книжки. Поэтому брать с работника расписку о выдаче новой трудовой книжки не нужно.

Как видно, ситуация с потерей трудовой книжки решается достаточно просто. Сложности начинаются, если работник впоследствии находит свою трудовую книжку, хочет аннулировать новую книжку и получить запись о своей теперешней работе в прежней трудовой книжке.

Начнем с того, что данный казус законодательством вообще не урегулирован и, строго говоря, регулирования и не требует. Ведь у работодателя имеется собственноручное заявление работника, где он просит выдать ему новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей. На пенсионные права сотрудника наличие двух трудовых книжек тоже никак не повлияет – в стаж будут засчитываться как периоды по первой трудовой книжке, так и по второй.

В законодательстве же не сказано, что получение новой книжки автоматически аннулирует утраченную. Наконец, заменить трудовую книжку сложно чисто технически.

Дело в том, что в организации должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И в этой книге уже «засветилась» новая трудовая книжка сотрудника. Более того, есть еще и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

В этой книге также отражены данные о выдаче сотруднику новой трудовой книжки. Получается, что теперь надо будет аннулировать записи, признавать бланк новой трудовой книжки недействительным, решать вопрос с его оплатой и т.п.

В общем, сложностей очень много.

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

На титульном листе книжки должна стоять отметка, что и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия.

Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы.

Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери.

Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов.

Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы.

При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.Плата не берется только в следующих случаях:при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;при неверном заполнении титульного листа;при порче,

Как завести работнику новую трудовую книжку по причине утери

Информация, содержащаяся в реестре дисквалифицированных лиц, является открытой для ознакомления. Заинтересованные лица вправе получить за плату информацию из реестра дисквалифицированных лиц в виде выписок о конкретных дисквалифицированных лицах.

Что делать кадровому специалисту? Ему придется завести работнику новую трудовую книжку, потому что в статью 65 ТК РФ после октябрьских поправок был внесен дополнительный абзац, прямо указывающий на это.

Фрагмент документа Часть 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Эта норма вызывает немало трудностей у кадровиков.

Дело в том, что не ясно, чем будет эта «новая» трудовая книжка – дубликатом или полноценным документом. Давайте разберемся. К примеру, это может быть кража, пожар, природные катаклизмы, правонарушения со стороны третьего лица. При этом восстановить книжку должна та сторона трудовых отношений, у которой документ находился в момент утраты.
Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать? Алгоритм восстановления трудовой книжки, если она была утрачена по вине работника, следующий:

  • В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.
  • Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.

В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника.

Чем оперативнее действует работодатель при обнаружении пропажи, чем быстрее оформляет дубликат — тем меньше его риск стать ответчиком в суде. Читайте по теме в электронном журнале Оформление дубликата трудовой книжки-2017 Справка С чего начинается оформление дубликата при потере трудовой книжки, что делать, если на руках у работника нет документов, подтверждающих стаж? Разберемся по порядку.

Внесение записей в новую трудовую при утере старой

Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия. Потеря документа является, пожалуй, одной из самых частых причин, при которой работнику приходится восстанавливать книжку.

Как восстановить утерянную трудовую книжку. В РФ, если работник потерял книжку, собирать документы, которые смогут подтвердить периоды его труда в предыдущих компаниях, придется самостоятельно.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? Подтвердить работу у предыдущих работодателей можно с помощью документов.

Это могут быть приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, справки с прежних мест работы и др. Самым сложным кажется получить информацию из организации, которая была ликвидирована. Если работник потерял трудовую книжку, основанием для восстановления книжки являются следующие документы:

  1. документы, которые могут быть подтверждением работы у предыдущих работодателей (приказы, справки и т.д.).
  2. заявление работника;

Есть еще один популярный путь восстановления содержания трудовой книжки.

Однако данная ситуация не является безвыходной: получить документы, которые подтвердят работу в данной компании, можно в архиве.
Можно обратиться в Пенсионный фонд, где хранятся сведения об уплате страховых взносов и о периодах работы граждан в организациях. После того, как будут собраны все документы для восстановления записей в трудовой книжке, работодателю стоит оформить дубликат в следующем порядке. Затем работодатель заполняет титульный лист дубликата в общем порядке, основываясь на документах, предоставленных работником.
В графу 3 следует внести запись об общем трудовом стаже.

Общий стаж работы следует записать суммарно: общее количество лет, месяцев, дней. При этом не нужно детально расписывать названия компаний, периоды работы у них, должности сотрудника.

Как завести новую трудовую книжку если старая утеряна работодателем или работником

Виновный работодатель не станет заниматься восполнением потерянных данных. Поэтому вся тяжесть этого бремени кладётся на плечи самого пострадавшего. Сложность состоит не только в том, чтобы запросить организации разных форм собственности, адреса и контакты которых уже утеряны.

Хуже всего тогда, когда среди них есть компании, которые уже прекратили свою деятельность. Но не стоит думать, что виновный работодатель останется без дела.

Он всё равно должен помогать сотруднику в заведении документов.

Об этом говорит пункт 7 Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда РФ (от 10.10.2003 №69). Помимо того, что работодатель должен помочь, он несёт ответственность за утерю такого важного документа.

Она выражена в виде строгих санкций, штрафов.

Чтобы найти информацию о предыдущем стаже работы, необходимо обратиться к следующим организациям:

  • Предыдущие компании, в которых работал сотрудник (для подтверждения стажа).
  • Пенсионный фонд.
  • Госархив.
  • Иные организации.

Обычно этим занимается сам сотрудник. Но если произошла массовая утеря трудовых книжек, всеми вопросами изготовления копии занимается сам работодатель, согласно пункту 34 Правил. В таком случае собирается комиссия, которая занимается этим проблемным вопросом.

Подтвердить стаж в ликвидированной организации, или в нескольких, очень сложно.

Потребуется обратиться в Госархив или Пенсионный фонд.

Ещё можно решить вопрос через суд. Но для суда нужны доказательства. Ими могут быть:

  1. показания свидетелей — бывших сослуживцев, руководящих работников такого предприятия;
  2. ответы на запросы из архивных фондов.
  3. оставшиеся на руках расчётные листки с указанием должности, места работы и зарплаты;

Нужно будет отправить запрос в государственный архив на сведения о ранее действующих организациях.

Рекомендуем прочесть:  Ребенок в переди

Если там отказали и не дали нужные данные, следует подавать судебный иск, в котором обратиться к суду с ходатайством об истребовании необходимых документов на том основании, что самостоятельно это сделать невозможно.

Как восстановить трудовую книжку

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно (для представления в органы социального страхования или обеспечения). Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ. Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно. Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы. Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации. В дубликат вносятся: надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы; сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.); сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов.

Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально.

Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя; сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам,

Как оформить новую трудовую книжку, если работник потерял старую?

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована И.И. Шкловец Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях и статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать (с указанием причины отсутствия трудовой книжки).

Такие правила установлены в статьи 65 Трудового кодекса РФ. Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей. Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в . Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации ( Правил, утвержденных , и Инструкции, утвержденной ).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам, а в случае их отсутствия – в государственный или муниципальный архив. Это предусмотрено (, Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). © Материал из КСС «Система Кадры» Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru Дата копирования: 16.03.2016 16.03.2016 С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева, эксперт Системы Кадры

Как восстановить трудовую книжку работника

Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае. На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа.

Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет.

Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и вести ее дальше невозможно, работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию.

В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю или порчу. Если такая неприятность произошла, человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство.

Затем он пишет заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление.

Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя.

Дубликат трудовой книжки

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником ().

Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он.

Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива. На новом бланке трудовой книжки:

  1. на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  2. на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно ().

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы.