Как направляем на учебу работника

Оформляем обучение сотрудника за счет работодателя


Ведь расхождение между документами и фактическими обстоятельствами может привести к весьма неблагоприятным налоговым последствиям. Независимо от того, чему и как вы решили обучать сотрудника, направление на учебу оформляется отдельным договором. По своей сути такой договор является дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 2 ст. 198 ТК РФ). А это значит, что его содержание в первую очередь должно соответствовать требованиям ТК РФ.

Проще говоря, включить в договор условия, ухудшающие положение ученика (например, установить отпуска в меньшем размере или ограничить оплату проезда к месту учебы) нельзя.

Точнее, включить такие условия можно, но они будут недействительными (ст.

206 ТК РФ). Остановимся подробнее на условиях ученического договора.

Согласно статье 199 Трудового кодекса в ученический договор обязательно нужно включить наименование сторон и конкретную профессию, специальность, квалификацию, которую работник будет приобретать в процессе обучения. Формулируя это условие, не лишним будет указание на то, что обучение проводится в интересах работодателя — такая фраза в главном документе, оформляющем учебу, будет серьезной подстраховкой в случае споров по поводу начисления налогов (о налогообложении и обучении сотрудников мы подробно расскажем в следующей статье). Кроме того, в договоре обязательно должно оговариваться, что работодатель обеспечивает работнику возможность обучения, а работник обязуется пройти такое обучение.

Тут желательно не ограничиваться общими фразами, а конкретно расписать все льготы, которые работодатель будет предоставлять ученику. Здесь же можно решить вопрос о том, в какой форме будет предоставляться (сроки написания заявления и т.п.).

Не рекомендуется пренебрегать и детальным описанием обязанностей работника. Например, можно зафиксировать обязанность предоставлять работодателю информацию о сдаче промежуточных экзаменов, прохождении практики и т.п.

Но главное — в ученическом договоре необходимо указать срок, в течение которого работник обязан проработать в организации по полученной профессии (специальности, квалификации).

Как правильно отправить сотрудника на обучение: цели, выбор программы, необходимые документы

В какой‑то момент сотрудники «выгорают», что негативно отражается на результатах их работы и в итоге на бизнесе. В этом случае удержать специалистов можно, сыграв на потребности в развитии, признании заслуг и самореализации.

Именно эти задачи закрывает профессиональное обучение. Актуализация навыков и обязательная сертификация.

Во многих сферах бизнеса всё меняется очень быстро и без постоянного развития специалисту сложно оставаться профессионалом.

Регулярное изучение новых инструментов и сервисов помогает быть в курсе тенденций и опережать конкурентов.

Профессиональное обучение подразделяют на следующие виды:

    Повышение квалификации для дальнейшего повышения, поддержания знаний в актуальном состоянии, увеличения производительности труда. Профессиональная переподготовка подойдёт тем сотрудникам, чья специализация меняется по каким‑либо причинам. Подготовка кадров — первичное освоение профессиональных знаний и навыков.

Ольга Тарасевич, HR‑директор онлайн‑школы английского языка «EnglishDom»: «Есть несколько ситуаций, когда повышение квалификации необходимо. Во‑первых, это касается должностей, где часто меняется законодательная база.

Это важно для бухгалтеров, потому как постоянно появляются новые формы отчётов и документов.

Во‑вторых, это относится к областям, где происходит быстрое обновление информации.

Например, IT‑сфера. В‑третьих, обучение необходимо, если компания запускает новое направление или устанавливает новое оборудование. По спсобу организации занятий профессиональное обучение можно разделить на 2 формата:

    Очное Дистанционное

Второй набирает большую популярность, правда, не все компании доверяют ему.

В‑четвёртых, это актуально для ценных сотрудников, которых планируют повысить».
Если сотрудник согласен, организация

Направляем работника на обучение

Таким образом, работник без согласия работодателя не может направиться на обучение.

Стоит выяснить у сотрудника: сможет ли он учиться онлайн, достаточно ли он дисциплинирован, нужно ли ему «живое» общение. Второй шаг — проверить документы организации.

Однако в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или получение работниками дополнительного профессионального образования, если это является условием выполнения ими определенных видов деятельности.
Работникам, проходящим подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с получением образования, предоставлять гарантии, установленные трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Вопрос о заключении ученического договора урегулирован гл. 32 ТК РФ. Работодатель — юридическое лицо (организация) имеет право заключать с лицом, ищущим работу, или работником данной организации ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Ученический договор с работником данной организации является дополнительным по отношению к трудовому договору.

Ученический договор должен содержать наименования сторон, указание на конкретную квалификацию, приобретаемую учеником, обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором, обязанность работника пройти обучение и согласно полученной квалификации проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре, срок ученичества, размер оплаты в период ученичества.
Ученический договор может содержать иные условия, определенные соглашением сторон.

Он заключается на срок, необходимый для получения данной квалификации, в письменной форме в двух экземплярах. Что касается действия ученического договора, то такой договор действует со дня, указанного в нем, в течение предусмотренного им срока.

Действие ученического договора продлевается на время болезни ученика, прохождения им военных сборов и в других случаях, определенных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Повышение квалификации сотрудников

21 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»);

  • работники железнодорожного транспорта, производственная деятельность которых непосредственно связана с движением поездов (Федеральный закон от 10.01.2003 N 17-ФЗ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации»);
  • водители и другие работники автомобильного и наземного городского электрического транспорта, обеспечивающие безопасность дорожного движения (Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).
  • Виды повышения квалификации В зависимости от потребностей работодателя, объема новых знаний и сроков обучения повышение квалификации может быть организовано по-разному:

    1. тематические и проблемные семинары (от 72 до 100 часов) по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, предприятия (объединения), организации или учреждения;
    2. краткосрочное (не менее 72 часов) тематическое обучение по вопросам конкретного производства. Осуществляется по месту основной работы специалистов и заканчивается сдачей соответствующего экзамена, зачета или защитой реферата;
    3. длительное (свыше 100 часов) обучение специалистов в образовательном учреждении повышения квалификации для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности.

    Это предусмотрено абз.

    4 — 7 п. 7 Типового положения.

    При этом все дополнительные профессиональные образовательные программы образовательные учреждения повышения квалификации разрабатывают самостоятельно с учетом потребностей и особых пожеланий заказчика, а также требований государственных образовательных стандартов к уровню подготовки специалистов по соответствующему направлению (специальности) (абз. 2 п. 42 Типового положения). Формы повышения квалификации и гарантии работникам Согласно п.

    41 Типового положения повышение квалификации может проводиться:

    Приказ о направлении на курсы повышения квалификации

    соглашения, на основании которого проводится направление; подпись того, кого направляют; подпись директора; подпись специалиста отдела кадров; подпись главного бухгалтера. Если организация планирует отправить на повышение квалификации несколько сотрудников, то тогда оформляется единый документ с перечнем всех фамилий.

    Если работник должен отправиться на обучение в другой регион/город, то дополнительно издается приказ о его командировке. Во время составления приказа, надо соблюдать следующие требования:

      Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом. Документ должен быть на белом и высококачественном листе бумаги формата А4. Прописывать дату документа арабскими цифрами или словесно-цифровым способом. В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка. Печать.

    Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

      не проставлена или поставлена неправильная дата составления документа; отсутствует ФИО человека, которого должны отправить на обучение; дописывание текста простым карандашом или ручкой другого цвета; запись сделана неразборчивым почерком; помарки, исправления; орфографические ошибки; неправильно указано полное наименование учебного учреждения; неправильно указано наименование организации; искусственное состаривание документа; затирка ластиком текста.

    Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее: Переписать/перепечатать документ.

    Воспользоваться таким способом можно лишь тогда, если ошибка была замечена:

      до того, как была поставлена подпись руководителя; в момент подписания.

    Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового документа, необходимо создать аннулирующий приказ, в котором присутствуют ошибки. В нем должно содержаться следующее:

    Как оформить обучение сотрудников

    Скопируйте документ об образовании.

    Это может быть сертификат, свидетельство, аттестат и т. п. Нужны те страницы, на которых указаны название учебного заведения, данные работника и полученная специальность. 9. Издайте приказ. В нем укажите новую должность или новые обязанности работника.

    Или в письменной форме вынесите благодарность за повышение производительности труда. 1. Подпишите договор с обучающей компанией. В нем нужно уточнить, что организатор семинара обязуется оказать именно консультационные услуги — по тематике, связанной с производственной деятельностью фирмы.

    2. Соберите «первичку»: — акт об оказанных услугах (формулировка — консультационные услуги) с печатью и подписями ответственных лиц; — отчет организатора семинара с подробным описанием оказанных услуг: количество и тематика рассмотренных вопросов и т. п.; — счет-фактуру (запись должна соответствовать акту); — билеты и гостиничный счет (если обучение проходило в другом городе). 1. Составьте ежегодный план обучения.

    В этом документе имеет смысл указать: — сотрудников, которых необходимо направить на обучение в текущем году; — причины и цели обучения, что подтвердит производственную необходимость занятий.

    2. Подготовьте приказ о направлении на учебу для каждого сотрудника. В документе напишите, почему появилась необходимость в переподготовке (внедрение новых технологий и т. д.). Приказ отдайте на подпись директору. 3. Заключите договор с преподавателем. Для этого подпишите контракт с учебным заведением или с приглашенным специалистом.

    Если же наставник назначен из сотрудников компании и преподавательскую деятельность ему оплачивают отдельно, то составьте с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. 4. Оформите ученический договор с сотрудником. Это необходимо, если работник обучается без отрыва от производства.

    Такая бумага пригодится, чтобы обезопасить компанию от утечки кадров. В договоре: — укажите профессию, специальность, квалификацию, которую приобретет работник; — четко сформулируйте обязанности сторон (администрация компании дает возможность обучения, а сотрудник обязан пройти все этапы); — установите срок, в течение которого ученик должен проработать в компании после обучения; — зафиксируйте срок обучения; — пропишите размер стипендии сотруднику на этот период.

    1.

    Какие документы оформляет кадровик, если сотрудников направили на обучение

    Если директор посчитает, что работников компании нужно направить на дополнительное образование, пропишите порядок организации допобразования в коллективном договоре, ПВТР или другом локальном акте.

    Как организовать дополнительное образование – в схеме ниже.

    Оформите договор об образовании с учебным заведением и соглашение с работниками, которых направите на дополнительную подготовку.

    Образование сотрудников оплачивает компания, поэтому в соглашение включите условие о сроке работы в компании после обучения и о возмещении затрат. Если работник уволится без уважительных причин до истечения срока, установленного в соглашении, он вернет стоимость обучения компании (ст. 249 ТК). Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники могли совмещать работу и учебу.

    В приказе о направлении на обучение укажите, в какое время сотрудник будет получать образование, а в какое – работать по должности. В случае необходимости такой приказ докажет, что вы создали сотрудникам условия для совмещения работы с получением образования.

    Дополнительное профессиональное образование бывает двух видов (схема ниже). Первый – это повышение квалификации. Работник совершенствуется по уже освоенной квалификации или профессии.

    Второй вид – профессиональная переподготовка. Сотрудник получает новую квалификацию (п. 6 Порядка). Стажировка может быть отдельным видом допобразования либо частью переподготовки или повышения квалификации (п.

    13 Порядка). После того как сотрудник прошел стажировку, подготовьте распоряжение руководителя о допуске сотрудника к новому виду работы или документ о пройденной стажировке по форме, которую утвердите в ЛНА. Если стажировка – часть повышения квалификации или переподготовки, сотрудник получит документ только после того, как завершит всю программу образования. Стажировка помогает работнику на практике закрепить теоретические знания.

    Проводите стажировку для сотрудников в своей компании или по договору – в другой. В программу стажировки можете включить: самостоятельную работу с учебными

    Служебная записка на обучение

    0 Работодатели заинтересованы в квалифицированных работниках, поэтому иногда направляют своих работников на обучение (). Инициатором направления на обучение может выступать непосредственный начальник работника, а может и сам работник.

    Основанием для направления на обучение будет выступать служебная записка о направлении на обучение. не имеет унифицированной формы – она составляется в произвольном виде на имя руководителя организации. В такой служебной записке необходимо указать причину, по которой предлагается направить обучение того или иного сотрудника, а также учебное заведение.

    В случае согласия руководителя с необходимостью направления работника на обучение издается соответствующий .

    С примером служебной записки о необходимости обучения сотрудников можно ознакомиться ниже. Приведем образец служебной записки об обучении персонала. Если инициатором направления работника на обучение выступает работодатель, то работник вправе отказаться от прохождения обучения, и за такой отказ работника нельзя наказать.

    Правда, если без прохождения соответствующего обучения работника нельзя допустить к работе, работодатель имеет право отстранить от работы сотрудника, отказавшегося от обучения (). Кроме того, стоит отметить, что работодатель может заключить с работником ученический договор, в соответствии с которым работник обязуется отработать определенное время после окончания обучения (). Подробнее об ученическом договоре можно прочитать в .

    Рассчитывая налог на прибыль, организация вправе включить в состав прочих расходов затраты, связанные с обучением работников, при соблюдении следующих условий (, ):

    • договор на обучение заключен с российской образовательной организацией (иностранной организацией, имеющей право на образовательную деятельность);
    • обучение проводится по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам;
    • сотрудник, обучение которого было оплачено, работает в компании на основании трудового договора.

    Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, организация обязана хранить в течение всего срока действия договора обучения и одного года работы сотрудника, обучение которого было оплачено, но не менее четырех лет ().

    Стоимость обучения, которое работодатель оплатил своему работнику, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (, ).

    Как направить сотрудника на обучение?

    Распоряжение о направлении на обучение — это внутренний документ, вместе с договором и счетом он передается в бухгалтерию на оплату.

    Дополнительно к распоряжению можно использовать форму приказа, в этом случае не забудьте отразить его в личном деле сотрудника. Закон не обязывает работодателя составлять эти документы, но они помогут зафиксировать договоренности с сотрудником, которого вы направляете на обучение. Приказы на переподготовку и повышение квалификации составляйте легко и быстро в программе Контур-Персонал.

    Договор с поставщиком образовательных услуг — это следующий этап. Многие крупные компании согласуют их с юридической службой, ведь чаще всего подписанию подлежит договор, предложенный контрагентом.

    Если у вас нет своего юриста, обратите внимание на несколько важных моментов.

    Первоначально проверьте наличие лицензии у образовательного учреждения.

    Ее данные должны быть внесены в договор.

    «Обучение в осуществляется на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус. Образовательную деятельность могут вести муниципальные учреждения, государственные организации и негосударственные с теми организационно-правовыми формами, которые предусмотрены гражданским законодательством РФ (З «Об образовании в Российской Федерации»).

    О чем это говорит? Это значит, что организации, зарегистрированные как ОАО или ЗАО и т.п. не могут вести образовательную деятельность», — разъясняет старший бухгалтер по расчетам с контрагентами компании СКБ Контур Елена Поскидова.

    В предмете договора фиксируется название курса/мероприятия, число обучающихся, количество часов или период обучения. Программа должна быть составлена заранее и приложена к договору.

    «Если для вас принципиально, чтобы семинар провел тот или иной преподаватель или была освещена определенная тема, настаивайте, чтобы эти данные были внесены в договор.

    Это позволит решить вопросы о переносе или отмене мероприятия, — рекомендует Наталия Фефелова.

    Как организовать обучение сотрудников за счет работодателя

    Также необходимо подтвердить факт того, что образовательная услуга была получена.

    Для этого подходит акт, на котором ставит подписи работодатель и представитель учебного учреждения. Главное требование к подтверждающему документу –наличие всех реквизитов.

    Подтверждением оказания услуги являются документы об образовании. К примеру, диплом. Оплата обучения – своеобразная инвестиция работодателя.

    То есть, руководитель рассчитывает получить бонусы с данной операции в перспективе. Это вовсе не проявление альтруизма работодателя.

    Однако легко представима ситуация, в которой руководитель вкладывается, но ничего не получает из-за неблагодарного сотрудника. Работник, после прохождения обучения, вполне может уволиться и устроиться в другую компанию с обновленным за чужой счет профессиональным багажом.

    Как этого не допустить? Работодатель может указать в договоре обязанность отработки за обучение. То есть, сотрудник, повысивший свою квалификацию за счет компании, не может просто так уйти.

    Он обязуется отработать определенный срок. Возможность постановки такого условия оговорена в статье 197 и 199 ТК.

    Если сотрудник отказывается от обязательной отработки, он обязан возместить расходы работодателя на оплату образовательной услуги.

    Данное правило прописано в статьях 207 и 249 ТК РФ. Для защиты своих интересов руководитель должен правильно оформить соглашение с сотрудником.

    Руководитель не может обязать сотрудника отрабатывать свои расходы на основании одного лишь приказа о направлении служащего на обучение. Для этого понадобится указать условие отработки в одном из следующих документов:

    1. Ученическом договоре.
    2. Трудовом договоре.
    3. Дополнительном соглашении.

    В документе обязательно нужно указать следующую информацию:

    1. Обязанность отработки или компенсации расходов работодателя.
    2. Сроки и стоимость образовательной услуги.
    3. Специальность или направление обучения.

    Срок отработки определяется в индивидуальном порядке.

    Обучаем работника с условием отработки

    Обучение может быть любым — от получения высшего образования до посещения однодневного тренинга или семинара.

    Все вопросы учебы решаются по соглашению с работником, , , . Однако если обучение обязательно в силу специфики деятельности вашей организации, то суды могут вам отказать во взыскании с работника расходов на обучение.

    Например, вынуждены повышать квалификацию аудиторы, медицинские работники, специалисты по таможенным операциям; ; , .

    А расходы на обучение таких работников часто берут на себя именно работодатели, поскольку наличие квалифицированных специалистов в штате является одним из лицензионных требований. Если работник на основании заключенного с ним соглашения об обучении направляется на семинар, то 100%-й гарантии того, что можно будет взыскать с него стоимость такого обучения в случае его преждевременного увольнения, нет. Учеба может проводиться по любой из образовательных программ; , (далее — Закон № 3266-1):

    1. программы профессиональной подготовки без повышения образовательного уровня. Ею могут заниматься не только образовательные учреждения, но и:
    2. дополнительные программы (в форме повышения квалификации, стажировки, профессиональной переподготовки, ). Дополнительное образование можно получить, обучаясь и у предпринимателя, ведущего индивидуальную педагогическую деятельность (лицензия для этого ему не нужна), ; ;
    3. основные программы (начального профессионального, среднего профессионального, высшего или послевузовского образования);

    — коммерческие организации (при обучении сроком до 72 часов лицензия им не требуется; ); — специалисты, обладающие соответствующей квалификацией (репетиторы, коллеги по работе (наставники), чья деятельность также не лицензируется).

    Но с взысканием с работников расходов на обучение по программе профессиональной подготовки, например, в форме разовых лекций и семинаров иногда возникают сложности. Причина в том, что при таком обучении не повышается образовательный уровень работника.

    Поэтому суды не признают это обучением.

    Подскажите пожалуйста, нужно отправить работника на обучение за счет работодателя.

    Какие документы требуется подготовить?

    По общему правилу время обучения и работы в совокупности не должно превышать 40 часов в неделю (ст. 91, 203 ТК РФ). Однако из этого правила есть исключения.

    Например, время обучения и работы сотрудника не может превышать 35 часов, если:  возраст сотрудника от 16 до 18 лет;  обучающийся сотрудник является инвалидом I или II группы. Если ученику еще не исполнилось 16 лет, то время его обучения и работы не может быть более 24 часов в неделю. Об этом сказано в части 1 статьи 92 Трудового кодекса РФ.

    Порядок заключения и условия договора Как оформить ученический договор и какие условия в него включить Ученический договор с сотрудником является дополнительным к трудовому договору (ч.

    2 ст. 198 ТК РФ). Ученический договор необходим, чтобы застраховать организацию от риска потратить средства впустую. Например, отучившись, соискатель откажется заключить трудовой договор или штатный сотрудник уволится без , не отработав обусловленного ученическим договором времени.

    В этих случаях ученик будет обязан на свое обучение (ст. 207 ТК РФ). Если же сотрудник после окончания обучения отработает срок, указанный в ученическом договоре, то возмещать затраты на обучение ему не придется. Ученический договор заключают в письменной форме в двух экземплярах.

    В нем обязательно укажите конкретную профессию, специальность, квалификацию, которую ученик приобретет в процессе обучения. Далее в договоре определите обязанности сторон.

    Администрация организации должна обеспечить ученику возможность обучения. А ученик обязан пройти такое обучение. Кроме того, укажите в договоре срок, в течение которого ученик обязан проработать в организации по полученной профессии, специальности, квалификации после истечения которого считается, что он всю стоимость обучения отработал.

    Такой порядок предусмотрен в статье 199 Трудового кодекса РФ. Обязательными условиями ученического договора являются также и в период ученичества.

    Об этом сказано в статьях 200 и 204 Трудового кодекса РФ. При необходимости в ученической договор можно внести и , если они не противоречат законодательству и не ущемляют права учащегося.

    Какие затраты на обучение можно включить в дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника?

    249 ТК РФ в случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет средств работодателя, работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем на его обучение, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено трудовым договором или соглашением об обучении. Если по окончании обучения сотрудник увольняется без уважительных причин, не отработав в организации установленный срок, то он должен возместить работодателю расходы на свое обучение в размере, пропорциональном фактически не отработанному времени (ст.

    249, абз. 5 ч. 4 ст. 57 ТК РФ). Конкретный порядок возмещения затрат на обучение может быть закреплен в трудовом или ученическом договоре сотрудника (ст.

    249 ТК РФ). В таком случае оформите взыскание расходов на обучение в порядке, предусмотренном указанными договорами. Срок отработки должен быть разумным и определен с учетом реальных затрат работодателя на обучение, а также самого срока обучения.

    См. также по данному вопросу Определение ВС РФ от 17.04.2017 N 16-КГ17-3. Взыскание с сотрудника затрат на его обучение допускается только в соответствии с и порядке удержаний из заработной платы (гл. 39 ТК РФ, определение Конституционного Суда РФ от 15 июля 2010 г.

    № 1005-О-О). Посмотрите также: .

    По сроку отработки: Возмещение затрат на обучение возможно лишь в случае увольнения сотрудника без уважительных причин до истечения установленного срока отработки (ст. 249 ТК РФ). Срок отработки должен быть указан в дополнительном соглашении к трудовому договору либо ученическом договоре (ст. 72, 199 ТК РФ). При отсутствии срока отработки работодатель лишается права требовать с сотрудника возмещения затрат на обучение независимо от основания и срока увольнения.