График документооборота торговой организации образец

График документооборота торговой организации образец

Тема: Графики документооборота в организации


График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет.

Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.

Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учёте существует свой путь движения, то есть свой документооборот. Однако для всех документов существуют 5-ть основных этапов: 1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению; 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки; 3) проверка принятых документов бухгалтером по форме

График документооборота для учетной политики — образец

Ведение бухгалтерского учета Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > > 19 сентября 2020 такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами.

Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала. График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение. График документооборота помогает:

  1. упорядочить процесс работы с документами;
  2. избежать рабочих конфликтов;
  3. сократить задержки времени при обработке документации;
  4. осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  5. рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  6. своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  1. масштабов деятельности фирмы;
  2. структуры предприятия;
  3. иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).
  4. видов применяемой первички;
  5. особенностей построения системы управления;

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

  1. .
  2. ;
  3. ;

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  1. составить полный перечень документов, подлежащих

График документооборота торговой организации образец

> > Что нужно знать ↑ Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.

Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.

Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:

  1. какова его роль;
  2. правовая база.
  3. базовые понятия;

В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами. Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:

  1. предварительное рассмотрение;
  2. документооборот;
  3. таксировка;
  4. первичная обработка;
  5. входящие документы;
  6. исходящие документы;
  7. исполнение;
  8. котировка.

Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.

Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. При отчете при реестре Ежедневно (до часов) Бухгалтерия Ежедневно Бухгалтерия По истечении квартала Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере их деятельности, порядок составления адреса и сроки их передачи для последующей обработки.

Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное создание документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности несут должностные и материально-ответственные лица, создавшие и подписавшие документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

График документооборота

В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага.

Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе.

Скачайте и используйте полезные образцы: Используйте документ в работе Образец от эксперта Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность. При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно.

Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно.

Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график. – это полный перечень всех документов предприятия.

Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту. В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. 2020 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности.

Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили. Образец инструкции по делопроизводству Наличие в компании графика документооборота позволяет:

  1. в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.
  2. упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
  3. своевременно формировать отчетные формы;
  4. исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
  5. оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
  6. в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
  7. гарантировать своевременную обработку документов;

График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы.

Образец графика документооборота

Совокупность работ по документированию деятельности предприятия, а также организация движения созданных документов называется делопроизводством и документооборотом, принятые правила движения документов называются графиком документооборота.

№ п/п Наименование документа Создание документа Проверка и обработка документа Ответственный за выписку Срок исполнения Ответственный за проверку Срок исполнения Срок предоставления в головной офис Форма предоставления в головной офис 1 2 3 4 5 6 7 8 Филиал № 1 1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 2 Личная карточка работника (форма Т-2) Отдел кадров Вместе с Приказом (распоряжением) о приеме работника на работу) Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 3 Штатное расписание (форма Т-3) (изменения) Отдел кадров В соответствии с приказом руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере изменения По мере изменения, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Копия 4 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 5 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя Бухгалтер-расчетчик По

Приказ об утверждении графика документооборота

974 Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов.

Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график.

Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота. ФАЙЛЫ При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

  1. Планирование сроков обработки бумаг.
  2. Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.
  3. Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
  4. Планирование сроков рассмотрения документации.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг.

Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов.

А это влечет за собой следующие проблемы:

  1. Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
  2. Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
  3. Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом. Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения.

К нему предъявляется ряд требований:

  1. Наличие подписи директора.
  2. Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме. В графике обычно присутствуют эти сведения:

  1. Сроки вступления локальных актов в силу.
  2. Порядок исполнения документов.
  3. Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
  4. Способы ведения и хранения бумаг.

График документооборота для учетной политики 2020 года: как составить

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия.

Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2020 год. Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать.

Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами. Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

  1. получение от контрагентов и др.;
  2. передачу в архив.
  3. обработку;
  4. создание;
  5. принятие к учету;

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике.

Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании. График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

А в ней перечислить:

  1. отделы и службы, через которые должен пройти документ.
  2. сроки;
  3. документы по его компетенции;

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

  1. оперативное и правильное создание документов;
  2. передачу документов вовремя в бухгалтерию;
  3. их правдивость.
  4. соблюдение графика;

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике.

Образец графика документооборота в организации

СодержаниеПри ведении хоздеятельности составляется множество разных документов.

Каждая операция должна совершаться не просто на словах, но иметь под собой документальное обоснование. Некоторые бланки организация разрабатывает самостоятельно, другие использует унифицированные. Это что касается исходящих форм. Помимо них существуют и входящие бланки, которые тоже подлежат строгому учету.График документооборота в бухгалтерии, образец 2020 года скачать ниже, обычно заполняется в виде таблицы.

В ней регламентируется процесс движения документов – от даты составления до момента пересылки адресату, завершения исполнения или сдачи в архив (дело). Помимо того, кто является ответственным лицом в компании за выписку документов, в таблице обозначены сроки исполнения и передачи форм.

Четкий алгоритм помогает бухгалтеру:

  1. Контролировать исполнение документооборота.
  2. Сократить время на выписку и последующую обработку бланков.
  3. Формировать отчетность в установленные сроки и без задержек.
  4. Минимизировать вероятность ошибок и рабочих конфликтов.
  5. Распределить рациональным образом нагрузку между работниками.
  6. Привести в порядок работу с документацией.

Рекомендуется составлять график компаниям всех форм собственности независимо от масштабов и видов деятельности. Особенно актуален этот документ становится для крупных организаций с обособленными подразделениями, филиалами и отделами.Читайте о том, Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать.

Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно.

Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю.

Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников.

Справочник Бухгалтера

30.09.2018 Содержание Главная » Полезная информация » Бухгалтерское обслуживание » Документооборот в торговле Документооборот – важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете. Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота – задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании.

Вместе с ней руководитель утверждает:

  1. формы документов внутренней отчетности;
  2. формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
  3. технологию обработки данных учета.
  4. периодичность формирования отчетов;

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности.

В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа.

С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности. Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:

  • передача документа в бухгалтерию,
  • архивирование.
  • создание,
  • проверка и обработка документа,

Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом.

Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов. Если на предприятии по указанию

Документооборот в торговле

Российский бухгалтер, N 2, 2015 год Вадим Говоров, эксперт журнала Организации, занятые в сфере торговли, традиционно относятся к числу хозяйствующих субъектов, имеющих большой объем документооборота. Ведь им ежедневно приходится совершать операции, связанные с приемкой, хранением и продажей товаров, которые, как известно, представляют собой основной вид активов указанной категории субъектов предпринимательской деятельности.

Документооборот, как элемент учетной политики торговой организации, выступает не только основой для ведения бухгалтерского и налогового учета компании, но является и базой для принятия различного рода управленческих решений.

Торговая деятельность имеет свои отраслевые особенности, которые сказываются, в том числе, и на порядке документального оформления операций, совершаемых с товаром. О специфике торгового документооборота мы и поговорим далее. По общему правилу, вытекающему из статьи 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ)*, торговые организации обязаны вести бухгалтерский учет, причем ответственным за его организацию является руководитель торговой компании.
Именно руководитель торговой фирмы, отталкиваясь от объема учетной работы, принимает решение о том, каким образом торговая организация будет выполнять данное требование бухгалтерского законодательства.

Для этих целей руководитель может учредить собственную бухгалтерскую службу торговой компании, возглавляемую главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение учета специалистам или лично заняться его ведением.

________________ * Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: «. — Примечание изготовителя базы данных. Помимо принятия решения о форме ведения бухгалтерского учета руководитель торговой фирмы должен своим приказом утвердить и учетную политику, которой в дальнейшем торговая организация будет руководствоваться при ведении учета.

Напомним, что вместе с учетной политикой утверждаются: — формы первичных документов, которые будут использоваться фирмой в

График документооборота: образец

Copyright: фотобанк Лори Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже.

В конце вы можете скачать образец графика документооборота. В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются.

Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Читайте также: Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на и впоследствии на документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне.

Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение .

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота. Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Основные задачи графика документооборота:

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.О.В.

Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.
Кулагина, эксперт по налогообложению Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию.

И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя. За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение.

Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.

д. Но большинство организаций используют именно график документооборота. График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК). Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку.